1 Rekisterinpitäjä

HR Tukku Oy (jäljempänä ”HR TUKKU”)
y-tunnus: 3350045-8
Pasilankatu 2, 00240 Helsinki
Sähköposti: info@hrtukku.fi

2 Tietosuojaselosteen kuvaus

Tässä yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016/EU) 13 ja 14 artiklojen ja tietosuojalain (1050/2018) mukaisessa tietosuojaselosteessa kerrotaan, miten rekisterinpitäjä käsittelee työnhakija-asiakkaiden henkilötietoja.

3 Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisteröidyistä kerätään ja käsitellään seuraavia henkilötietoja:

Henkilön perustiedot; etu- ja sukunimet, yhteystiedot ja kansalaisuus.

Koulutustiedot; tutkinnot, erityistaidot, osaamiset, kielitaito, jne.

Työkokemus; mahdollinen työlupa, työhistoria ja suosittelijat, jne.

Työnhakuun liittyvät tiedot; työnhaun tilanne, toiveet työpaikkaan liittyen, mahdolliset henkilö- ja soveltuvuusarviointeihin liittyvät tiedot, valokuva ja käytettävyystiedot, sekä mahdolliseen turvallisuusselvitykseen tarvittavat tiedot, että mahdolliset työnhakuun liittyvät kiinnostuksen kohteet.

Muut työnhakuun liittyvät tiedot, esimerkiksi ajokorttitiedot, Osaamissertifikaatit,

Rekisteröidyn edellä yksilöityjen henkilötietokategorioiden tietojen muutostiedot.

4 Henkilötietojen lähteet

Työnhakijaa koskevat henkilötiedot kerätään ja päivitetään ensisijaisesti työnhakijalta itseltään, erilaisista palveluista, joita rekisteröity käyttää esim. HR Tukku Henkilöstöpalvelut Oy:n -työnhakulomake, asiointipalvelun CV-profiili, asiakaskokemuskyselyt ja muut palautelomakkeet. Työnhakijan suostumuksella henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös muualta, kuten rekisterinpitäjän yhteistyökumppaneilta, työnhakua tukevia palveluja tarjoavilta yrityksiltä tai viranomaisilta.

Työnhakijan henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös ilman rekisteröidyn suostumusta lainsäädännön sallimissa tilanteissa.

5 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Rekisterinpitäjä käsittelee työnhakijan henkilötietoja rekrytointiprosessin ja siihen liittyvien asioiden hoitamiseksi. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on tällöin työsopimuksen täytäntöön paneminen ja työsopimuksen tekemistä edeltävien

toimenpiteiden toteuttaminen työnhakijan pyynnöstä.

Henkilötietoja käsitellään lisäksi rekisterinpitäjän työnhakijaviestinnän toteuttamiseksi. Viestintää voidaan kohdistaa työnhakijoihin esimerkiksi sähköisesti, kuten sähköpostitse lähetettävillä uutiskirjeillä. Henkilötietojen käsittely perustuu tällöin rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun tiedottaa työnhakijoita rekisterinpitäjän ajankohtaisista asioista sekä tarjota työnhakijoille työnhakuun, työelämään ja erilaisiin työtehtäviin liittyviä etuja ja tietoa. Työnhakijalla on oikeus kieltäytyä työnhakijaviestinnän vastaanottamisesta itselleen parhaiten sopivammalla tavalla esim:

vastaamalla uutiskirjeeseen tai viestiin ja pyytää poistamista postituslistalta

tai olemalla yhteydessä omaan HR Tukku -yhteyshenkilöönsä

tai hyödyntämällä asiointipalvelun CV-profiililta löytyvää kielto-oikeutta.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on työnhakuprosessin hoitamisen muodostama oikeutettu etu ja siihen liittyvän sopimuksen täytäntöönpano.

6 Henkilötietojen luovutukset ja siirrot

Työnhakijan suostumuksella voidaan työnhaun kannalta tarpeellisia henkilötietoja luovuttaa sellaiselle työnantaja-asiakkaalle, jonka toimeksiantoon työnhakija on ehdolla.

Lisäksi henkilötietoja voidaan siirtää sellaisille rekisteröidyn yhteistyökumppaneille, jotka käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun ja rekisterinpitäjän ohjeistamana. Rekisterinpitäjän yhteistyökumppanilla ei tällöin ole oikeutta käsitellä henkilötietoja omaan lukuunsa.

Lisäksi työnhakijan henkilötietoja voidaan rekisteröidyn suostumuksella luovuttaa HR Tukun muille asiakkaille – työllistämistä edistäviin tarkoituksiin.

Tietoja ei pääsääntöisesti siirretä Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten tai tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista, jolloin tietojen siirrossa noudatetaan tietosuojalainsäädännön vaatimuksia.

7 Henkilötietojen suojaaminen

Rekisterinpitäjällä on käytössä asianmukaisia teknisiä ja hallinnollisia tietoturvatoimenpiteitä henkilötietojen suojan varmistamiseksi. Henkilötietoja tallennetaan sekä sähköisiin tietokantoihin että manuaalisesti ylläpidettäviin aineistoihin. Sähköisesti käsiteltävät tietokannat on suojattu palomuurein, salasanoin ja muilla tietoturvan toimialalla yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin. Manuaalisesti ylläpidettävät ja käsiteltävät aineistot sijaitsevat tiloissa, joihin on asiattomilta pääsy estetty.

Henkilötietoihin pääsevät käsiksi ainoastaan ne erikseen määritellyt ja yksilöidyt henkilöt, joiden tehtävien hoitaminen edellyttää rekisteriin tallennettujen henkilötietojen käsittelyä. Nämä henkilöt pääsevät järjestelmään henkilökohtaisilla rekisterinpitäjän sisäisen verkon käyttäjätunnuksilla, joiden käytöstä ja

ilmaisemisesta jokainen on solminut erityisen käyttäjätunnus- ja salassapitositoumuksen.

8 Henkilötietojen säilytysaika

Työnhakijan henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi, kuitenkin enintään kahden vuoden ajan työnhaku- tai rekrytointiprosessin päättymisen jälkeen.

9 Työnhakijan oikeudet

Työnhakijalla on rekisteröitynä seuraavat tietosuojalainsäädännön turvaamat oikeudet:

Työnhakijalla on oikeus pyytää rekisterinpitäjältä pääsy itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista.

Työnhakijalla on oikeus pyytää henkilötietojen poistamista sovellettavan tietosuojalainsäädännön rajoissa ja mukaisesti. Työnhakijan pyyntö poistaa henkilötiedot rekisterinpitäjän järjestelmästä kesken työnhakuprosessin tarkoittaa samalla työnhakuprosessin keskeyttämistä kyseisen työnhakijan kohdalla.

Työnhakijalla on oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen eli saada itseään koskevat henkilötiedot jäsennellyssä ja yleisesti käytetyssä muodossa, ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle sovellettavan tietosuojalainsäädännön rajoissa ja mukaisesti.

Työnhakijalla on oikeus pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista sekä vastustaa henkilötietojen käsittelyä sovellettavan tietosuojalainsäädännön rajoissa ja mukaisesti.

Työnhakijalla on oikeus tehdä valitus kansalliselle tietosuojaviranomaiselle (Suomessa tietosuojavaltuutettu) tai muulle Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen tietosuojaviranomaiselle, jos työnhakija katsoo, että hänen henkilötietojensa käsittelyyn liittyviä lakisääteisiä oikeuksia on rikottu.

Yllä mainittujen kohtien 1-3 oikeuksien toteuttaminen onnistuu työnhakijan henkilökohtaisten tunnusten avulla HR Tukun -hakuportaalissa, jonne kirjautumalla on omien tietojen katselu, muokkaaminen, siirtäminen ja poistaminen mahdollista. Mikäli teknisestä virheestä tai jostakin muusta syystä yllä kerrotut toimet eivät ole mahdollisia, niin henkilötietojen korjauspyyntö tulee yksilöidä siten, että henkilötiedoissa oleva virhe voidaan havaita ja korjata helposti HR Tukun toimesta.

Vaihtoehtoisesti työnhakija voi osoittaa pyynnöt yllä mainittujen oikeuksiensa käyttämisestä tietosuoja-asioista vastaavalle yhteyshenkilölle tai lähettämällä viestin info@hrtukku.fi -osoitteeseen.

10 Tietosuojaselosteen muuttaminen

Rekisterinpitäjä kehittää liiketoimintaansa jatkuvasti ja pidättää siksi oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä palveluissaan ja verkkosivuillaan osoitteessa: www.hrtukku.fi/rekisteriseloste/ . Muutokset voivat perustua myös

lainsäädännön muuttumiseen. Rekisterinpitäjä suosittelee työnhakijoita tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti ja aika ajoin uudelleen.

_______________________________________

HR TUKKU Oy – ASIAKASREKISTERI 

1 Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus? 
Henkilötietojen käsittelyn perusteena on yrityksen oikeutettu etu asiakassuhteen tai muun asiallisen yhteyden perusteella, sopimuksen täytäntöön paneminen taikka asiakkaan (rekisteröity) suostumus. 

Asiakastietojen käsittelyn tarkoituksena on: 

• tuotteidemme ja palveluidemme toimittaminen ja kehittäminen mm. asiakaskokemusta kartoittaviin kyselyihin perustuen, 
• sopimus- ja muiden lupaustemme ja velvollisuuksiemme täyttäminen, 
• asiakassuhteemme hoitaminen, 
• asiakkaan tai muun rekisteröidyn käyttäytymisen analysointi ja profilointi, 
• sähköinen suoramarkkinointi, 
• markkinointiviestinnän kohdentaminen yhtiömme omissa ja muiden tahojen verkkopalveluissa sekä muissa sähköisissä kanavissa tapahtuvassa viestinnässä. 

2 Mitä tietoja käsittelemme? 
Käsittelemme asiakasrekisterin yhteydessä seuraavia asiakkaan tai muun rekisteröidyn henkilötietoja: 

• rekisteröidyn perustiedot:* nimi, asiakasnumero, laskutus- ja luottotiedot
• rekisteröidyn yhteystiedot:* sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoitetiedot; tehtävänimike 
• yritystä ja yrityksen yhteyshenkilöitä koskevat tiedot:* y-tunnus ja yhteyshenkilöiden nimet, yhteystiedot ja yrityksen koko-, liikevaihto- ja toimialatiedot, 
• asiakkuutta ja sopimusta koskevat tiedot, kuten y-tunnus ja yhteyshenkilöiden nimet sekä yhteystiedot, 
• muut asiointitiedot: osa HR Tukku Oy:n sivustoista lähettää evästeitä ”cookies” käyttäjän selainohjelmalle tarjotakseen räätälöidympää sisältöä palatessasi sivustolle. Eväste on tunniste, käytännössä pieni tietomäärä, mutta ellet ole jakanut henkilökohtaisia tietojasi sivustoillamme, sinua ei voida tunnistaa. Voit asettaa selaimesi kertomaan evästeistä ja kieltäytyä evästeiden vastaanottamisesta. Lisäksi esim. maksupalvelu- ja tilitiedot, 
• mahdolliset muut erikseen rekisteröidyn suostumuksella kerätyt tiedot: markkinointilupa ja luvan antamisen päivämäärä, digital body language -tiedot (seuranta) ja asiakastyytyväisyyttä kartoittavien kyselyiden vastaukset. 

Tähdellä merkittyjen henkilötietojen antaminen on edellytys sopimussuhteemme ja/tai asiakassuhteemme syntymiselle. Ilman tarvittavia henkilötietoja emme voi toimittaa tuotetta ja/tai palvelua. 

3 Mistä saamme tietoja? 
Saamme tietoja ensisijaisesti seuraavista lähteistä: rekisteröidyltä itseltään, väestörekisteristä, viranomaisilta, luottotietoyhtiöiltä, yhteystietopalvelujen tarjoajilta ja verkkoseurantatyökaluista. 

Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa. Tällainen tietojen päivittäminen suoritetaan manuaalisesti tai automaattisin keinoin. 

 
4 Kenelle luovutamme ja siirrämme tietoja sekä siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle? 
Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia taloushallinto-, IT- sekä markkinointi- ja viestintä-palveluiden kumppaneita. 

Tietoja saatetaan luovuttaa viranomaisille pakottavan sääntelyn nojalla. 

Emme luovuta henkilötietoja EU-/ETA-alueen ulkopuolelle. 

 
5 Miten suojaamme tiedot ja miten pitkään niitä säilytämme? 
Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijämme, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä asiakastietoja sekä lukuumme toimivat IT- sekä markkinointi- ja viestintäpalveluiden kumppanit. 

Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista. 

Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä. 

 
6 Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä? 
Rekisteröitynä sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lainmukaiset perusteet. Siltä osin kun rekisteröity on itse toimittanut asiakasrekisteriin tietoja, joita käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen tai toimeksiannon nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. 

Rekisteröitynä sinulla on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle. 

Erityisistä henkilökohtaisista syistä sinulla on oikeus myös vastustaa itseesi kohdistuvaa profilointia ja muita käsittelytoimia silloin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on meidän välisemme oikeutettu etu. Vaatimuksesi yhteydessä sinun tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen vastustat käsittelyä. Me voimme kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein. 

Rekisteröitynä sinulla on myös oikeus milloin tahansa ja maksutta vastustaa käsittelyä, mukaan lukien profilointia, niiltä osin, kuin se liittyy suoramarkkinointiin. 

 
7 Kehen voit olla yhteydessä? 
Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti Toni Asikaiselle 050 4707377.